WordPress ist ein ausgereiftes Content-Management System und das erfolgreichste Publishing System der Welt, das aufgrund der Vielzahl an Plugins – am 12.12.2012 waren es mehr als 22,635 – für viele Aufgaben eingesetzt werden kann. Mit einer leistungsfähigen Medienverwaltung ausgestattet ist WordPress prädestiniert für das Dokumentenmanagement.

Natürlich kann man auch eine individuelle Datenbank dafür einrichten, WordPress bietet jedoch sozusagen out of the Box viele nützliche Funktionen wie ein komfortables Backend, eine leistungsfähige Volltextsuche, Kategorie- und Schlagwort-Navigation sowie eine integrierte Versionierung.

Die Anforderungen

  • Erstellung von Textvorlagen aus Datenbank-Inhalten, z.B. zum Thema Mutterschutz
  • Benutzerrollen Redakteur und Leser mit Kontrolle über deren Rechte
  • Zuordnung individueller Daten wie Gesellschaft oder Geschäftsführer
  • Zuordnung unterschiedlicher Geschäftspapier-Vorlagen (Templates)
  • Export im Dateiformat .doc zur Weiterverarbeitung
  • Verknüpfung mit weitergehenden Infos wie z.B. „Was bedeutet Mutterschutz“, relevanten Gesetzen, etc.
  • FAQ-Bereich für häufig gestellte Fragen
  • Volltextsuche und Möglichkeit zur gezielten Suche anhand von Filterkriterien
  • Die Lösung soll autark funktionieren, alle benötigten Daten werden erfasst
  • Zugriff im Browser

Das Datenmodell

Im Standard bietet WordPress zwei Inhaltstypen an: statische Seiten und dynamische Posts bzw. Artikel. Ein einfaches Dokumentenmanagement könnte bereits damit umgesetzt werden. So könnte an jeden Artikel einfach eine .pdf– oder .doc– Datei angehängt werden.

Um jedoch die Dokument-Vorlagen mit den gewünschten Daten der Gesellschaften dynamisch aus der Datenbank exportieren zu können, werden zusätzliche Informationen benötigt. Dazu können entweder den Artikeln weitere Attribute gegeben oder alternativ individuelle, eigene Content-Typen generiert werden. Diesen so genannten Custom Post Types können beliebige Attribute zugeordnet werden. Die unterschiedlichen Post Types lassen sich auf vielfältige Weise verknüpfen. Auf diesem Weg kann in WordPress ein individuelles Datenmodell erstellt werden.

Durch Custom Taxonomies können zudem zusätzliche Taxonomien – in Ergänzung zu Kategorien und Schlagworten – erstellt werden. Eigene Taxonomien können hierarchisch sein und eignen sich zum zielgerichteten Filtern der Dokumente. So könnten zum Beispiel Rechtsgebiete als eigene Taxonomie für Dokumentvorlagen erfasst werden.

Rechtekonzept und Benutzerrollen

WordPress unterscheidet von Hause aus mehrere Benutzerebenen: Besucher, Abonnent, Mitarbeiter, Autor, Redakteur & Administrator, mehr dazu hier. Durch diese Benutzerrollen kann bspsw. definiert werden, dass Mitarbeiter Inhalte erstellen aber nicht veröffentlichen dürfen.

Die Benutzer können komfortabel im Backend verwaltet werden, vergessene Benutzerdaten können per Mail zugesendet werden. Bei Bedarf können die Rollen weiter differenziert werden.

Daten erfassen & bearbeiten

WordPress bietet nicht nur ein komfortables Backend, es ist auch ein leistungsfähiger File-/Media-Manager integriert. Zudem stehen diverse APPs für iPad & Co. für mobiles Arbeiten mit WordPress zur Verfügung.

Für das Erstellen & Bearbeiten von Datensätzen sind bereits mehrere Benutzerrollen vordefiniert, deren Rechte weiter differenziert und ausgeweitet oder eingeschränkt werden können.

Die Oberfläche von WordPress erschließt sich von selbst: links sind Rubriken von Objekten zusammengefasst, die eigentliche Bearbeitung von Inhalten erfolgt in einem visuellen Editor. Unter und rechts neben den Inhalten werden kontextuelle Informationen bearbeitet. WordPress bietet automatisch eine Versionierung an und speichert Inhalte selbständig. So können mit einem Klick beliebige Stände eines Datensatzes wieder hergestellt werden.

Bei der Erstellung von Inhalten bekommt jeder Datensatz eine eindeutige, fortlaufende ID, so dass Bezeichnungen und Speicherpfade nachträglich verändert werden können. Jeder Datensatz, besteht aus – je nach Post-Type – beliebig vielen Datenfeldern und kann mit beliebig vielen anderen Datensätzen automatisch oder manuell verknüpft werden.

Anhand der Benutzerrollen kann definiert werden, welche Daten ein Nutzer anlegen darf und ob er selbst diese auch veröffentlichen kann.

File-/Media-Manager

Auch für das Dokumentenmanagement, bei der die Vorlagen live aus der Datenbank erstellt werden sollen, ist der integrierte File-/Media-Manager nützlich, denn zu den Vorlagen sollen auch weiterführende Informationen erfasst werden. Diese könnten ja als PDF oder Video vorliegen. Die Dokumente können problemlos mit Artikeln oder eigenen Post Types verknüpft oder in diese eingebunden werden. Dabei können die Dateien mit dem WordPress-Uploader mit wenigen Klicks auf den Server geladen werden, WordPress verwaltet die Dateien in der Datenbank. Jede Datei wird mit Angabe des Autors gespeichert, zudem können neben der Bezeichnung auch eine Beschreibung sowie Kommentare gespeichert werden. Sind Dokumente mit Artikeln verknüpft, wird dies ebenfalls in der Mediathek angezeigt.

Informationen (wieder-)finden

Grundsätzlich erschließt WordPress die erfassten Daten auf mehreren Wegen, die sich bei statischen und dynamischen Inhalten sowie im Front- und Backend unterschieden.

Im Frontend erfolgt der Zugriff auf statische Inhalte über ein oder mehrere Menüs. Diese können mehrere Ebenen besitzen und automatisch oder manuell erzeugt werden. Dynamische Inhalte können zwar auch über Menüs aufgerufen werden, hier stellt WordPress jedoch die besser geeignete Kategorie- und Schlagwort-Navigation bereit, die auch für eigene Taxonomien funktioniert. Zudem können umfangreiche Filter eingerichtet werden. Hinzu kommen eine Volltextsuche sowie automatisch erstellte Archive. Darüber hinaus können dynamische und statische Inhalte auf vielfältige Art manuell oder automatisch miteinander verknüpft werden, so dass die relevante Inhalte auch über Links erreichbar sind.

Angemeldete Benutzer wählen im Backend im Seitenmenü den gewünschten Posttyp. Dieser kann dann anhand seiner Attribute, des Erstellungsdatums oder eigener Taxonomien gefiltert werden. Zudem hilft die Volltextsuche. Die einzelnen Objekte werden in Listen- oder Vorschau-Ansichten dargestellt.

Export

WordPress bietet standardmäßig den Datenexport per XML-Schnittstelle an. Es können aber auch Exporte direkt aus der Datenbank erstellt werden. Durch geeignete und ggf. individuelle Erweiterungen können Datenbank-Inhalte u.A. als .doc-Dateien ausgegeben werden.

Integration, Performance & Sicherheit

Die Anforderungen von WordPress sind zunächst gering – ein Standard-Webserver genügt. Sollen regelmäßig sehr viele Nutzer auf sehr große Datenmengen zugreifen, können die Daten gecacht werden, um die Ausgabe von Inhalten zu beschleunigen.

WordPress bietet mehrere Sicherheitsstufen. So werden die Benutzer-Passwörter verschlüsselt gespeichert. Bedienelemente und der Zugriff auf Inhalte kann für einzelne Benutzerebenen konfiguriert werden. Einzelne Inhalte können zusätzlich durch Passwörter geschützt werden.

Vorteile Dokumentenmanagement mit WordPress

  • Open Source, keine Lizenzkosten
  • komfortabler Editor
  • mehrstufiges Benutzermodell
  • übersichtliches Datenmodell
  • beliebige eigene Inhaltstypen und Taxonomien
  • gesamte Verwaltung im Backend
  • vielfältiger Zugriff auf Informationen
  • online, immer und überall erreichbar
  • einfach erweiterbar und individuell anpassbar
  • kürzeste Einlernzeit

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