In diesem Artikel zeigen wir, wie man ein Wissensmanagement-System auf Basis eines WordPress Blogs einrichten kann.

Schon lange arbeitet PERIMETRIK an einer Datenbank-basierten Wissensmanagement-Lösung. WordPress bringt als leistungsfähiges Publikations- und Content-Management System bereits in der Standard-Installation viele nützliche Funktionen mit, um Wissen zu organisieren. Durch geeignete Plugins und individuelle Adaptionen kann WordPress für Wissensmanagement weiter optimiert werden.

Was ist Wissen?

Wissen lässt sich generell in explizites Wissen und implizites Wissen unterteilen, wobei explizites Wissen alles beinhaltet, was sich in Worte fassen lässt. Implizites Wissen ist dagegen laut Wikipedia: „können, ohne sagen zu können, wie“, also etwa Balance halten beim freihändig Fahrrad fahren.

Was verstehen wir unter Wissensmanagement?

Ein Wissensmanagement Tool sollte aus Sicht von PERIMETRIK ein leicht zu bedienendes Werkzeug sein, dass dem User hilft, sein Wissen zu organisieren. Es sollte sich in Arbeitsprozesse eingliedern, eine einfache Daten-Ablage und ein ebenso schnelles Wiederfinden ermöglichen. Dazu ist eine simple Datenstruktur erforderlich, insbesondere aber auch eine vernünftige Taxonomie, unter der die Informationen abgelegt werden. Viele Wissensmanagement-Lösungen verfolgen Organisations-Ansätze, wie man sie vom Windows-Explorer kennt, also eine Art Baumstruktur zur „Verortung“ von Wissen. Doch genau daran krankt die Usability bzw. Benutzbarkeit: wer kann schon im Vorfeld genau sagen, in welchen Fällen eine Information in Zukunft nützlich sein wird, um sie schon heute in die eine richtige Schublade zu legen? Die feste Ablagestruktur für Wissensmanagement ist also bis auf wenige Ausnahmen, bei denen Informationen etwa in Form einer Prozessbeschreibung zu genau einem Vorgang dokumentiert werden sollen, zum Scheitern verurteilt.

Wie kann man Wissen organisieren?

Der Ansatz von PERIMETRIK für Wissensmanagement mit WordPress bezieht sich primär auf explizites Wissen. Dieses ließe sich in auch Form von Notizzetteln, Textdokumenten, einfachen Tabellen, E-Mails, Browser-Bookmarks, Wikis, Datenbanken, Mindmaps usw. ablegen. Die Herausforderung dabei ist jedoch nicht das reine Speichern, schließlich steht Speicherplatz nahezu unbegrenzt zur Verfügung. Vielmehr geht es um geeignete Ablageformen und Taxonomien, die beim schnellen Wiederfinden unterstützen. Diese Struktur ist projektspezifisch, wird also für jeden Kunden individuell nach dessen Bedarf eingerichtet.

In welcher Form kann Wissen am besten gespeichert werden?

Sollte „Wissen“ in kleinste Informationsschnipsel zerteilt oder in Form komplexer Rezepte zum „Nachkochen“ abgelegt werden? Die Antwort ergibt sich aus der jeweiligen Aufgabe: ein Wissensmanagement-System für Rechtsanwaltskanzleien sollte als Kombination aus Dokumenten-Management und Datenbank aufgebaut werden, um Verträge, Urteile, Kommentare und Gesetzte gleichermaßen verwalten zu können. Dagegen ist Wissensmanagement für die Forschung stärker auf die Abbildung von Prozessen ausgerichtet, um Wissen und Anleitungen zu Arbeitsschritten zu organisieren. In beiden Fällen helfen Kategorien und Tags bei der Klassifizierung der gespeicherten Information.

Welche Funktionen werden für ein Wissensmanagement benötigt?

  • Die Bearbeitung sollte grundsätzlich online erfolgen, so dass Speichern und Wiederfinden jederzeit und an jedem Ort möglich sind
  • Der Wissensmanager sollte mehrere User unterstützen, bestenfalls in Form von Projekt- und Teamstrukturen mit Hierarchien
  • Das Wissensmanagement sollte die Möglichkeit bieten, Informationen einfach zu exportieren oder zu publizieren
  • Bedarfsgerechte Klassifizierungen mit Kategorien, Tags und/oder individuellen Merkmalen
  • Leistungsfähige Volltextsuche
  • Filter zum gezielten Einschränken der Treffer

Wie kann man mit WordPress ein Wissensmanagement aufbauen?

Zunächst benötigt man eine normale WordPress-Installation auf einem Webserver. Sollen die Informationen öffentlich zugänglich sein, empfiehlt es sich, einschlägige Maßnahmen zur Suchmaschinenoptimierung der Webseite zu ergreifen. Real URLs in Form von Canonical URLs helfen, eindeutige Links zur generieren. Dabei ist es sinnvoll, die normalerweise obligatorische Kategorie aus der URL zu entfernen, um die Ablage in individuellen Taxonomien zu ermöglichen.

WordPress bietet die Möglichkeit, neben Kategorien und Tags eigene Taxonomien einzurichten, mit denen Informationen weiter klassifiziert werden können. Bei Bedarf können neben Seiten und Posts auch „Custom Posts“ eingerichtet werden, die zusätzliche Informationen tragen können.

Damit hat man bereits eine einfache aber leistungsfähige Form des Wissensmanagements. Der Benutzerkomfort kann natürlich noch weiter gesteigert werden: So kann beispielsweise mit Adminimize das an sich schon sehr übersichtliche WordPress-Backend für weniger bedarfte Benutzer weiter aufgeräumt werden. Zudem kann das Erstellen von WordPress-Beiträgen via Email helfen, auch offline/mobil Informationen zu sammeln, die dann ggf. später für die Ablage optimiert werden können.

Sinnvolle ist das Einrichten einer Lexikon-Funktion in WordPress, damit man einfacher auf eigene, wiederkehrende Begriffsdefinitionen zurückgreifen kann. Steht das Wissensmanagement-Tool einer größeren Zahl an Usern zur Verfügung, so können mit Usermanagement-Plugins die User Access Settings angepasst werden.

Wie kann man Informationen in einem WordPress Wissensmanagement bzw. Blog suchen?

Das erfasste Wissen kann mit den Standard-Wordpress-Mechanismen gesucht und gefiltert werden: die Volltext-Suche oder das Filtern anhand der Kategorien bzw. Tags helfen, Informationen wiederzufinden. Mit zusätzlichen Werkzeugen, wie dem Category Tag Filter oder dem grafischen Go Banana Filter kann man die Trefferliste weiter einschränken.

Statische Abfragen für häufig wiederkehrende Suchen lassen sich mit dem sehr leistungsfähigen Widget Query Posts auch ohne PHP-Kenntnisse umsetzen. Wir vertrauen zudem auf JSearch, das die Volltextsuche mit einer Filterfunktion kombiniert.

Welche WordPress Pluings braucht man für Wissensmanagement?

Wir setzen für die PERIMETRIK Wissensmanagement mit WordPress-Lösung die folgenden Funktionen/Plugins ein:

  • Bloggen per E-Mail (WordPress-Standard)
  • Adminimize zur Anpassung des Backends
  • Usermanagement/ User Access Settings zur Anpassung der Rechtestruktur
  • Hervorhebung von Schlagworten als Link
  • ggf. related Posts zum einfachen Weiterlesen
  • Cacheoptimierung der WP-Datenbank

Individuelle Adaptionen/Modifikationen:

Für ein optimales Wissensmanagement ergänzen wir im PERIMETRIK Wissensmanagement mit WordPress eigene Inhaltsstypen (Custom Post Types) und erstellen je nach Projekt eine geeignete Struktur/Taxonomie (Custom Taxonomies) zum Klassifizieren der Informationen. Zudem richten wir eine Lexikon-Funktion ein.

Die Vorteile von WordPress als Wissensmanagement zusammengefasst:

  • Open Source, keine Lizenzkosten
  • Online immer und überall erreichbar
  • einfach erweiterbar
  • individuell anpassbar
  • kürzeste Einlernzeit
  • Verfügbarkeit von Mobile Themes oder Themes in Responsive Design, für optimierten Zugriff auf das Wissensmanagement mit mobilen Geräten bzw. Handhelds wie iPhone, iPad & Co.

Ein Hinweis in eigener Sache: Wir entwickeln und installieren zur Zeit ein Wissensmanagement-System für eine Anwaltskanzlei sowie eine Arbeitsgruppe der Uniklinik Köln und berichten an dieser Stelle in Kürze über Erfahrungen aus der Praxis!

Suchen Sie eine Internet-Agentur für die Umsetzung einer Wissensmanagement-Lösung?

Zögern Sie nicht uns anzusprechen!

Telefon: +49 228 9764 2412
E-Mail: info@perimetrik.de

2 + 11 =