Die Agile Arbeitsweise von PERIMETRIK®

Fokus Themen vs. Budget = Agile Arbeitsweise

In nahezu allen unseren Projekten gibt es unendlich viele Ideen aber ein endliches Budget. Zudem „kommt oft der Appetit beim Essen“, d.h. mit fortschreitender eBeschäftigung mit dem Projekte wachsen die Anforderungen. Wir haben daher eine Agile Arbeitsweise entwickelt, die unabhängig vom Projektvolumen bei den meisten Projekten zum Tragen kommt: die Anforderungen komplexer Aufgaben werden in Abstimmungsterminen gemeinsam besprochen, Details werden gemeinsam festlegt und priorisiert. Die Bearbeitung erfolgt auf Basis einer entsprechenden Freigabe.

Die Ergebnisse der Bearbeitung bereiten wir auf und stellen sie i.d.R. in einem Abstimmungstermin (online oder Präsenztermin) vor. Dabei wird ggf. die nächste Arbeitsphase vorbereitet.

Einfache Projekte

In einem KickOff-Termin klären wir die konkreten Aufgaben und halten diese in einem Protokoll fest. Nach der Bearbeitung stellen wir in einem Abstimmungstermin die Arbeitsergebnisse vor und besprechen ggf. gewünschte Feinanpassungen. Nach einer weiteren Bearbeitungsrunde übergeben wir das Projekt an Sie.

Typische Fokus-Themen einfacher Projekte

Aufbau – Startseite, Referenzen, Leistungen, Kontakt
Individualisierung: Layout-Einstellungen für das Theme
Detailarbeit & Mobiloptimierung
Release – professionelle Inbetriebnahme
Schulung und Support bei der redaktionellen Bearbeitung

Budget: Kleine Projekte können bereits mit einem Zeitkontingent von wenigen Stunden individualisiert werden.

Komplexe Projekte

Zur Klärung der Prioritäten und Details für die Umsetzung empfehlen wir die Durchführung eines oder mehrerer Workshops, ggf. in größerer Runde. Auf Basis der Ergebnisse empfehlen wir die Ausarbeitung eines Projektplans. Die konkreten Aufgaben werden zu Fokusthemen zusammengefasst, die über einige Bearbeitungsrunden bearbeitet werden, bis die vereinbarten Ziele und Meilensteine erreicht und/oder die freigegeben Zeitkontingente ausgeschöpft sind.

Typische Fokus-Themen komplexer Projekte

Webdesign-Entwicklung und Design-Details
Datenstruktur: Custom Post Types, Eigenschaften, Verbindungen, etc.
Benutzer- und Rechtemodell
Layouts & Templates in WordPress
Grundlegende Konfigurationen für individuelle Tools und Features
Detailarbeit für Design und Features
Usability und Customer Journey
Redaktionelle Bearbeitung
Filter/Dynamische Inhalte
Mobiloptimierung/Darstellung auf unterschiedlichen Geräten
erweiterte Volltextsuche
Testszenarien
Daten-Austausch und Cronjobs
Release – professionelle Inbetriebnahme
Marketing

Budget: Komplexe Projekte umfassen meist diverse Inhaltsarten und Funktionen, zudem müssen meist individuelle Prozesse umgesetzt werden, die zudem eine gewisse Bearbeitungstiefe erfordern. Die Umsetzung erfolgt daher meist in mehreren Bearbeitungsrunden, entsprechend fallen die erforderlichen Zeitkontingente größer aus.

Kommunikation, Organisation und Qualitätssicherung

PERIMETRIK® berechnet für Kommunikation, interne Organisation und Qualitätssicherung pauschal 20% der Zeitkontingente, z.B. Timeboxes, Sprints oder Release-Lane. Dies beinhaltet i.d.R. die Kommunikation (Vorbereitung, Rückmeldungen, Agenda; Abstimmung der Anforderungen; Protokoll) und Interne Organisation und Qualitätssicherung (Überführung der Aufgaben ins Ticketsystem, vorbereitende Recherche und interne Abstimmungen, Dokumentation der Tätigkeiten). Konzeption, Beratung und Schulungen sind sind ebenfalls kostenpflichtig und werden separat berechnet.

1. Kunde

Der Kunde artikuliert in Abstimmungen oder medial die Anforderungen und Wünsche.

2. Projektleiter

Der Projektleiter priorisiert gemeinsam mit dem Kunden die Aufgaben, definiert die konkreten To-dos und vereinbart eine adäquate Freigabe. Dazu erfasst der Projektleiter die Informationen im Wiki und überträgt sie von dort ins Ticketsystem.

3. Entwickler

Der Entwickler erhält über das Ticketsystem die konkreten Aufgaben sowie die dazugehörigen Zeitfreigaben. Er bearbeitet die Aufgaben, dokumentiert die Tätigkeit (Details + Zeiterfassung) und bereitet die Rückmeldungen für die Projektleitung vor.

4. Internes QM

Zur Vorbereitung des Abstimmungstermins werden die Rückmeldungen aufbereitet und mit den ToDos der zurückliegenden Bearbeitungsrunde abgeglichen. Bei Bedarf erfolgt etwas Feinschliff. Zudem wird die Agenda für den nächsten Termin vorbereitet.

5. Projektleiter

Der Projektleiter stellt auf Basis der Agenda den Arbeitsstand vor, vereinbart bei Bedarf neue ToDos sowie die dazugehörige Freigabe und dokumentiert diese. Wenn alle Meilensteine erreicht sind bereitet der Projektleiter den Release vor.

6. Kunde

Der Kunde überprüft die abgeschlossene Bearbeitung, formuliert gegebenenfalls weitere Wünsche und gibt ein entsprechendes Budget frei. Wenn die Meilensteine erreicht sind steigt der Kunde in die Bearbeitung ein.

Ticket-Organisation und Zeiterfassung

Im Ticketsystem werden die Tickets projektbezogen in Lanes organisiert, jede Lane spiegelt dabei eine Arbeitsphase wider. Dabei unterscheiden wir einige Arten von Lanes:

Timeboxes

In Timeboxes liegt der Schwerpunkt auf den Kosten. Wir bearbeiten so viele Aufgaben, wie im Rahmen der freigegebenen Zeit möglich, und beenden die Bearbeitung, wenn die freigegebene Zeit erreicht ist. Timeboxes haben i.d.R. einen Umfang von ca. 2 bis 10 Personentagen.

Sprints

In Sprints liegt der Schwerpunkt auf der Bearbeitungstiefe. Wir konzentrieren uns auf ein Fokus-Thema und kümmern und verstärkt um die Details. Die Freigabe für Sprints stellt einen „atmenden Deckel“ dar (Schätzung ± 25%). Sprints haben i.d.R. einen Umfang von 1 bis 3 Personentagen.

Release-Lane

Mit Release bezeichnen wir die Arbeitsphase, in der ein Projekt schrittweise in den Live-Betrieb überführt wird. In dieser Phase findet eine enge Kommunikation zwischen dem Support-Team und dem Kunden statt. So können auch kundenseitige Fragen schnell geklärt werden.

Development

In Development-Lanes erfassen wir unsere Entwicklungsarbeit, z.B. bei der Weiterentwicklung des PCMs. Je nachdem wie kundenspezifisch eine Anforderung ist – beziehungsweise ob die Lösung auch für weitere Projekte genutzt werden kann – findet hier eine differenzierte Verteilung der entstehenden Kosten statt.

Support-Tickets – Helfen wenn’s brennt…

Support-Anfragen („Support-Tickets“) nimmt PERIMETRIK® telefonisch oder per E-Mail entgegen. Jede Support-Anfrage beinhaltet automatisch eine Freigabe in Höhe von 1 Stunde (ohne weitere Rücksprache!) zur Analyse und Beantwortung und/oder Lösung der Anforderung. Sollte die Anfrage größeren Aufwand verursachen, meldet sich PERIMETRIK® rechtzeitig für eine entsprechende Freigabe. Die Rückmeldungen zu Support-Anfragen erfolgen durch den Bearbeiter mit direktem Bezug zum Ticket.

Dokumentation

Die Dokumentation unserer Arbeit findet hauptsächlich in zwei Systemen statt: einem Wiki und einem Ticketsystem…

Wiki

Die Ergebnisse von Abstimmungen mit unseren Kunden dokumentieren wir in unserem Wiki (Nuclino) – zum Beispiel Workshops, KickOff-Termine, reguläre Abstimmungen im Rahmen der Projektleitung sowie Key Account Abstimmungstermine. Wir erstellen Protokolle der Termine und halten darin die vereinbarten konkreten Aufgaben fest sowie die Freigaben.

Ticketsystem

Vor der konkreten Bearbeitung werden diese Informationen in unser Ticketsystem (Meistertask) überführt. Dort organisieren wir konkrete Aufgaben in Form von Tickets. Dies dient einerseits der Zeiterfassung, andererseits dokumentieren wie so die Bearbeitung und bewahren unseres gewonnenes Wissens.

Software-Entwicklung bei PERIMETRIK®

Seit wir mit WordPress arbeiten nutzen wir die vielen professionellen WordPress-Plugins. Damit diese bestmöglich mit anderen Erweiterungen kompatibel und updatefähig bleiben, nutzen wir die PlugIns so, wie sie gedacht sind und verändern ihren Code nicht.

Zuweilen kommt es vor, dass die gewünschte Funktionalität mit verfügbaren Plugins nicht abgebildet werden kann, beispielsweise wenn zwei PlugIns nicht miteinander kommunizieren. In diesem Fall programmieren wir die benötigte Verbindung zwischen den Plugins, ohne die PlugIns selbst zu verändern. Mitunter genügt auch das nicht, dann entwickeln wir die erforderliche Funktionalität selbst.

PhP Snippets

Kleinere Datenbank-Abfragen wie die Steckbriefe in unseren Referenzen setzen wir mit PHP-Snippets um, diese werden über Shortcodes an den gewünschten Stellen wie z.B. in Beiträgen/Seiten oder Templates eingebunden und können dort mit Divi konfigurierten werden.

Skripte

Kleinere Funktionalität setzen wir in Skripten um. Die Skripte können z.B. durch Hooks ausgelöst werden. So haben wir beispielsweise ein Skript programmiert, dass beim Speichern eines Datensatzes eine Adresse in Geokoordinaten umwandelt.

PlugIns

Unsere umfangreichste Software-Entwicklung zurzeit ist unser WordPress PlugIn PCM (PERIMETRIK® Content Module). Damit können umfangreiche Datenbank-Abfragen durchgeführt und Inhalte dynamisch ausgegeben werden. PCM wird in PHP programmiert.

Schnittstellen

Häufig ist für den erfolgreichen Datenaustausch über Schnittstellen umfangreiche Programmierung erforderlich: für den Export müssen Daten im gewünschten Format erzeugt werden; beim Import müssen Daten interpretiert werden. Sollen zudem (über API-Schnittstellen) komplexere Prozesse abgebildet werden, entwickeln wir auch hier die gewünschten Funktionen.

Weiterentwicklung PCM

Wir entwickeln unser PCM in einer eigenständigen, „neutralen“ Entwicklungsumgebung kontinuierlich weiter. Dabei werden für die jeweilige Software-Version zunächst die zu entwickelnden Features definiert und diese dann entwickelt. Die verschiedenen Entwicklungsschritte dokumentieren wir intern in einem Change-Log. Wenn eine neue PCM Version abgeschlossen ist, kann in Abstimmung mit unseren Kunden in die jeweiligen Projekte übertragen werden.

Entwicklung in Entwicklungsumgebung

Die Entwicklung neuer Funktionalität oder Konfigurationen erfolgt in einer Entwicklungs-Umgebung. In einer Staging-Umgebung werden die neuen Features und Konfigurationen unter realitätsnahen Bedingungen getestet und frei gegeben. Erst nach Freigabe werden sie in die Live-Umgebung überführt. Herausforderungen können so rechtzeitig identifiziert und gelöst werden und Störungen der Live-Umgebung auf ein Minimum reduziert werden.

Updates für unsere WordPress-Kunden

Für Aktualisierungen für unsere Projekte (WordPress, PlugIns & Theme) bieten wir unseren Kunden folgende Optionen an:

1. Automatische Sicherheitsupdates

Die Updates werden regelmäßig automatisiert durchgeführt (inkl. BackUp im Vorfeld), wenn im Dashboard Updates verfügbar sind, Sie werden im Nachgang automatisch informiert.

Preis/Aufwand: 14,90 € pro Monat pro Installation

2. Manuelle Sicherheitsupdates

Die Updates werden von uns manuell gestartet (inklusive BackUp im Vorfeld), wenn WordPress Updates verfügbar sind. Sie werden von uns vorher und im Nachgang informiert.

Preis/Aufwand: 49,90 € pro Monat pro Installation

3. Updates auf Support-Basis

Updates werden kundenseitig angestoßen und nach Absprache manuell durchgeführt. Nach unserer Erfahrung ist nach den automatischen Updates relativ selten umfangreicher Support erforderlich, manuelle Sicherheitsupdates oder auch Updates auf Support-Ebene verursachen dagegen jedes Mal einen Aufwand. Daher empfehlen wir in der Regel die Automatischen Sicherheitsupdates.

Preis/Aufwand: ab ca. 2 h pro Update/Installation

4: mehrstufige Updates über mehrere Systeme

Wenn Sie größten Wert auf einen störungsfreien Betrieb und den Fokus voll auf Stabilität legen, bieten wir Updates auch über mehrere Stufen an. In diesem Fall wird Ihr WordPress-System nur redaktionell gepflegt, technische Änderungen – auch Updates – werden zunächst in externen Systemen getestet: über Entwicklungs-Umgebung »»» Staging-Umgebung »»» LiveUmgebung), siehe Software-Entwicklung…

Dies setzt voraus, dass Sie selbst auf die administrative Bearbeitung verzichten, zudem wird der Zyklus für Updates automatisch größer als bei den automatischen Updates, die z.T. täglich (bzw. nachts) durchgeführt werden.

Preis/Aufwand: ab ca. 1-2 Tage pro Update/Installation

Key Account Support

Die Entwicklung und Betreuung komplexer und anspruchsvoller Projekte erfolgt i.d.R. in enger Kommunikation, in agiler Arbeitsweise und über einen längeren Zeitraum (vor und nach dem „Launch“). PERIMETRIK® bietet dazu den Key Account Support an, der u.A. die Bereitstellung einer Entwicklungsumgebung (parallel zum bestehenden Hosting bei PERIMETRIK®) einen Nachlass auf den Stundensatz sowie den Verzicht auf Berechnung der Position „Kommunikation, Organisation und Qualitätssicherung“ beinhaltet.