Die Ausgangslage: ein Datenbestand, den die Kunden nicht erreichen
Die Daferner Apotheken werden an drei Standorten in Achern geführt. Ihre Kundinnen und Kunden hatten bislang kein einfaches Mittel, um vorab zu prüfen, ob ein bestimmtes Medikament vorrätig ist — gerade bei schwer beschaffbaren oder zeitkritischen Präparaten ein wiederkehrendes Anliegen, das sich zuvor nur per Telefon oder Nachfrage vor Ort klären ließ.
Erschwerend kam hinzu, dass die drei Standorte getrennte Datenpools in der Warenwirtschaft ADG führen. Eine Verfügbarkeit ließ sich also nicht an einer zentralen Stelle nachschlagen, sondern hätte für jeden Standort einzeln geprüft werden müssen. Gewünscht war stattdessen eine Abfrage, die auf einen Blick zeigt, an welchem der drei Standorte ein Präparat vorrätig ist und wo es abgeholt werden kann.
Das eigentliche Hindernis lag im Fachsystem selbst: Die Warenwirtschaft ADG ist für den internen Apothekenbetrieb konzipiert und sieht eine offene, kundenseitige Abfrage von Beständen und Preisen in dieser Form nicht vor.
Die Lösung im Kern: eine eigene Datenzwischenschicht
Statt zu versuchen, direkt aus einer öffentlichen Weboberfläche auf das Fachsystem zuzugreifen, haben wir eine Datenzwischenschicht entwickelt. Sie entkoppelt die kundenseitige Abfrage vom Fachsystem und übernimmt drei Aufgaben.
Erstens die Anbindung: Wir haben die Schnittstellen der ADG-Warenwirtschaft angebunden und lesen die relevanten Bestands- und Preisdaten aller drei Standorte aus. Zweitens die Aufbereitung: Die ausgelesenen Daten werden in einem eigenen Datenbestand zwischengespeichert und so strukturiert und indexiert, dass sie sich schnell durchsuchen lassen; die drei getrennten Standort-Datenpools werden dabei zu einer einheitlich abfragbaren Basis zusammengeführt, ohne die Trennung nach Standort zu verlieren. Drittens die Aktualisierung: Der zwischengespeicherte Bestand wird regelmäßig mit dem Fachsystem abgeglichen, damit Verfügbarkeit und Preis aktuell bleiben.
Dieser Aufbau löst mehrere Probleme zugleich. Das Fachsystem bleibt vom Web-Traffic entkoppelt und wird nicht mit externen Abfragen belastet. Die kundenseitige Suche antwortet auch bei Zehntausenden Datensätzen sofort. Und die Öffnung nach außen erfolgt kontrolliert über eine Schicht, die vollständig in unserer Hand liegt.
Die kundenseitige Oberfläche: Verfügbarkeit auf einen Blick
Auf Basis der Zwischenschicht haben wir eine Abfrage-Oberfläche programmiert, die sich direkt an die Endkundinnen und -kunden richtet. Über eine Suche lässt sich ein Präparat finden; als Ergebnis sieht der Nutzer standortübergreifend, ob und wo der Artikel vorrätig ist.
Im Mittelpunkt steht die standortübergreifende Trefferanzeige: Für jeden der drei Standorte wird ausgewiesen, ob das Präparat vorrätig ist. Ergänzt wird dies um den Preis sowie den Hinweis, an welchem Standort eine Abholung möglich ist. Die Darstellung ist bewusst reduziert, damit die entscheidende Information — verfügbar oder nicht, wo, zu welchem Preis — ohne Umwege erfasst werden kann.
Das Benachrichtigungssystem
Ergänzend zur direkten Abfrage haben wir ein Benachrichtigungssystem eingerichtet. Ist ein gesuchtes Präparat aktuell an keinem Standort vorrätig, können sich Kundinnen und Kunden vormerken lassen und werden informiert, sobald es wieder verfügbar ist. So entfällt das wiederholte Nachfragen, und der Weg in die Apotheke lohnt sich erst dann, wenn das Präparat tatsächlich bereitliegt.
Mehrwert und Übertragbarkeit
Für den Betreiber bedeutet die Lösung spürbar weniger telefonische Verfügbarkeitsanfragen, eine Selbstauskunft rund um die Uhr und einen klaren Servicevorteil — gerade bei zeitkritischen Präparaten. Für die Kundinnen und Kunden heißt es: Sie sehen vorab, wo ihr Medikament bereitliegt, und nehmen den Weg nur dann auf sich, wenn sich der Besuch lohnt.
Der Kern dieses Meilensteins ist übertragbar und richtet sich an alle, die vor einer ähnlichen Aufgabe stehen. Das betrifft zum einen Unternehmen mit einem Datenbestand in Warenwirtschaft oder ERP, die ihren Kunden eine Selbstauskunft zu Verfügbarkeiten und Preisen bieten möchten, deren Fachsystem eine solche Abfrage aber nicht von Haus aus zulässt: Das Prinzip — Schnittstellen anbinden, Daten in einer eigenen Schicht zwischenspeichern und indexieren, darüber schnell und kontrolliert abfragen — lässt sich unabhängig von Branche und System umsetzen. Zum anderen betrifft es Apotheken, die ebenfalls mit ADG arbeiten und ihren Kundinnen und Kunden eine standortbezogene oder standortübergreifende Verfügbarkeitsabfrage anbieten möchten — sie können unmittelbar auf dieser Grundlage aufbauen.
Wenn Sie einen Datenbestand haben, aus dem Ihre Kunden gezielt Informationen abfragen sollen, sprechen Sie uns an. Wir prüfen, wie sich Ihr Fachsystem sicher und performant für eine solche Abfrage öffnen lässt.
