Konzeption eines Projektraumes auf Basis der Funktionen der PERIMETRIK InformationsArchitektur.

Wer Bauprojekte steuert wird sich diese Fragen häufiger stellen:

  • Wie kann der Workflow in Bauprojekten verbessert werden?
  • Wie kann sichergestellt werden, dass alle Projektbeteiligten immer Zugriff auf aktuelle Planungsunterlagen haben?
  • Wie kann der Versand von Plänen & Dokumenten organisiert & dokumentiert werden?

Mit diesen und anderen Fragen befasste sich das Biberacher Büro Lehmann Consult, das für eine internationale Franchise-Kette die Neu- und Umbauten der Filialen plant und koordiniert, als sie auf uns zutraten. Die Antwort war schnell gefunden: eine individuell entwickelte, via Internet zugängliche Datenbank könnte die typischen Anforderungen eines Projektsteuerers erfüllen.

Der modulare Aufbau und die Option, individuelle Erweiterungen zu ergänzen, prädestinieren die PERIMETRIK InformationsArchitektur (PIA) für diese Aufgabe. Zwar gibt es bereits fertige – zum Teil mit Funktionen überfrachtete und deshalb mitunter schwer zu bedienende – Projekträume, diese können jedoch nur mit großem finanziellen Aufwand auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten werden. Zudem werden Projekträume in der Regel projektweise zur Verfügung gestellt, was hohe Nutzungskosten bedeutet. Vor diesem Hintergrund kann sich eine individuelle Entwicklung schon bei wenigen Projekten im Jahr amortisieren, da bei einer Eigenentwicklung nur sehr geringe Kosten im laufenden Betrieb anfallen.

Einen Projektraum mit zahlreichen Funktionen und Optionen auf Basis einer Datenbank zu entwickeln jedoch ist ein komplexes Unterfangen. Wir haben deshalb zunächst einen Workshop mit angeschlossener Konzeptionsphase empfohlen, um den wirklichen Bedarf und die genauen Anforderungen zu spezifizieren und auf dieser Grundlage ein konkretes Konzept entwickeln zu können.

Im Workshop konnten wir die Rahmenbedingungen und Anforderungen an den Projektraum bzw. die Datenbank erarbeiten:

  • Erfassung von Projekten, Projektbeteiligten und relevanten Dokumenten
  • Einrichtung der Projektbeteiligten
  • klar strukturierte Nutzerverwaltung
  • Erstellung und Verknüpfung von Plänen und Dokumenten
  • Prüfung und Freigabe von Plänen
  • Automatische Benachrichtigung der (berechtigten) Projektbeteiligten
  • Erfassung und Dokumentation der Planabholung
  • Erstellung von Zugriffs-Reports
  • Zugriff auf alte Planungsstände
  • Bereinigen & Archivieren von Projekten

Unsere Konzeption für den Projektraum auf Basis einer PERIMETRIK Datenbank sieht folgende Eckdaten vor:

  • eine nachvollziehbare Nutzerverwaltung mit einer flachen Hierarchie und wenigen Nutzergruppen, die langfristig einen reibungslosen Betrieb sichert
  • Differenzierung der Benutzerrechte durch die Zuordnung der Nutzer zu Projekten
  • Regelbasierte Zugriffsrechte auf Basis unterschiedlicher Kompetenzen und Rollen innerhalb der Projekte
  • einfache und differenzierte Regelung der Verantwortlichkeiten für die Freigabe unterschiedlicher Gewerke
  • statische und dynamische Filter auf Projekte, Planungsstände, Pläne und Dokumente sowie Personen und Organisationen erleichtern den Zugriff auf die Informationen erheblich.

Mindmap Datenmodell Projektraum
Mindmap Datenmodell Projektraum

Zur Zeit konzipieren wir Erweiterungen der PERIMETRIK-Datenbank, u.a.:

  • ein Modul für die Planversionierung
  • Erfassung von Zugriffen/Downloads für die benötigten Protokolle

Fazit

Der Projektraum auf Basis der PERIMETRIK InformatsionsArchitektur wird zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen. Das Projektmanagament wird deutlich vereinfacht, da der Planlauf über Zuständigkeiten automatisiert wird. Dadurch kann die Geschwindigkeit des Informationsflusses deutlich erhöht werden, die Prozessaktualität wird ebenso sichergestellt wie der Zugriff der Planer und ausführenden Firmen auf aktuelle Planungsunterlagen wie Pläne und Dokumente. Durch die Protokollierung der Zugriffe kann die nötige Rechtssicherheit aus der Umkehr der Bring- zur Holschuld gewährleistet werden.

Auch langfristig ist ein Datenbank-basierter Projektraum eine gute Investition. Durch die einheitliche Ablagestruktur liegen Informationen strukturiert vor. Die Datenbank kann künftig an eine dynamische Webseite angebunden werden und so die Referenzen über die Internetseite präsentieren. Eine sinnvolle Erweiterung ist auch ein professionelles Wissensmanagement – die PERIMETRIK Datenbank kann für diesen Zweck mit vergleichsweise geringem Aufwand erweitert werden.

Projektsteckbrief:

Kunde: Lehmann Consult, Biberach
Branche: Ingenieurbüros
Standorte: Biberach, Ulm
Kategorie: Homepage erstellen & Webentwicklung
Schlagworte: Datenbanken, Konzeption, PIA
Software: TYPO3

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Telefon: +49 228 9764 2412
E-Mail: info@perimetrik.de

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